JURNAL ILMIAH · PANDUAN PRAKTIS
OJS membantu mengelola jurnal, tetapi mutu penerbitan tetap bergantung pada keputusan editorial dan kebiasaan kerja tim. Artikel ini menawarkan rancangan pemeriksaan naskah yang dapat disesuaikan oleh pengelola jurnal kecil. Ini bukan instrumen penilaian akreditasi dan tidak menjanjikan jurnal masuk indeks tertentu.
Mulai dari pertanyaan, bukan tampilan website
Ketika sebuah naskah masuk, editor perlu menjawab tiga pertanyaan: apakah topiknya sesuai ruang lingkup jurnal, apakah berkas dapat diproses, dan apakah ada persoalan yang harus diklarifikasi sebelum telaah? Memisahkan ketiga pertanyaan ini membuat keputusan lebih mudah dijelaskan. Naskah yang formatnya kurang rapi belum tentu lemah secara ilmiah; sebaliknya, tampilan yang rapi tidak menjamin metodenya tepat.
Buat satu lembar kendali per naskah. Isinya cukup nomor naskah, tanggal masuk, editor penanggung jawab, tahap proses, tindakan berikutnya, dan tanggal pemeriksaan ulang. Hindari menyalin seluruh data pribadi penulis ke banyak berkas. Catatan kerja harus membantu keputusan, bukan menjadi kumpulan informasi yang tidak digunakan.
1. Tetapkan batas pemeriksaan awal
- Kesesuaian: cocokkan fokus naskah dengan ruang lingkup yang benar-benar diterbitkan jurnal.
- Kelengkapan: periksa berkas utama, abstrak, identitas penulis sesuai kebijakan jurnal, gambar, dan dokumen pendukung yang relevan.
- Keterbacaan: pastikan tabel dan gambar dapat dipahami serta rujukan dalam teks dapat ditemukan pada daftar pustaka.
- Klarifikasi: catat persoalan kepengarangan, pernyataan etik, atau penggunaan materi pihak lain yang perlu dijelaskan.
Gunakan kategori hasil yang terpisah, misalnya lengkap, perlu perbaikan administratif, dan perlu keputusan editor. Jangan menjadikan persentase kemiripan sebagai satu-satunya penentu. Editor perlu melihat konteks kutipan, sumber yang cocok, dan kebijakan integritas jurnal. Setiap keputusan harus memiliki alasan yang dapat dijelaskan kepada penulis.
2. Pisahkan tugas agar tidak saling menunggu
Pada tim kecil, satu orang mungkin merangkap beberapa fungsi. Tetap pisahkan tanggung jawabnya di dalam catatan: siapa memeriksa kelengkapan, siapa mengambil keputusan, siapa menghubungi penelaah, dan siapa memeriksa berkas terbit. Pembagian ini membantu anggota lain melanjutkan pekerjaan ketika pengelola utama berhalangan.
| Tahap kerja | Bukti yang perlu disimpan | Tindakan berikutnya |
|---|---|---|
| Pemeriksaan awal | Daftar kekurangan dan alasan editorial | Kirim satu pesan klarifikasi yang terstruktur |
| Telaah | Undangan, tanggapan, dan catatan penelaah | Tinjau rekomendasi sebelum keputusan |
| Revisi | Versi naskah dan tanggapan penulis | Cocokkan tanggapan dengan perubahan |
| Persiapan terbit | Berkas final dan pemeriksaan metadata | Konfirmasi versi yang disetujui |
3. Susun pesan yang membantu penulis memperbaiki naskah
Pesan yang hanya berbunyi “lengkapi naskah” membuat penulis menebak. Jelaskan bagian yang kurang, tindakan yang diminta, dan cara menyerahkan perbaikan. Contoh ilustratif: “Mohon tambahkan keterangan sumber pada Gambar 2 dan samakan tahun rujukan Rahman pada teks serta daftar pustaka. Unggah revisi sebagai versi baru agar riwayat perubahan tetap terlacak.” Contoh ini merupakan rancangan komunikasi, bukan kutipan dari proses jurnal tertentu.
Untuk revisi substansial, mintalah tanggapan per butir. Penulis dapat menuliskan komentar penelaah, jawaban, serta lokasi perubahan. Editor kemudian memeriksa apakah jawaban menjawab persoalan, bukan sekadar apakah seluruh kolom terisi. Simpan versi sebelumnya agar perbedaan dapat ditelusuri bila diperlukan.
4. Periksa metadata sebelum menerbitkan
Metadata bukan pekerjaan tambahan setelah PDF selesai. Cocokkan judul, nama dan urutan penulis, afiliasi, abstrak, kata kunci, serta identitas terbitan dengan naskah final. Jika jurnal menggunakan DOI, uji alamat tujuan dan kesesuaian informasi yang didaftarkan. Jangan menyalin identitas artikel lain sebagai contoh yang kemudian tertinggal pada halaman publik.
Lakukan pemeriksaan dari sisi pembaca: buka halaman artikel pada ponsel, baca abstraknya, unduh berkas, dan ikuti satu atau dua rujukan. Catat hasil pemeriksaan dalam lembar kendali. Pemeriksaan sederhana seperti ini sering lebih berguna daripada menambah elemen dekoratif tanpa memeriksa isi.
Latihan untuk tim pengelola
Ambil tiga naskah lama yang sudah selesai diproses, tanpa membuka data rahasia kepada pihak lain. Petakan titik tunggu, pesan yang harus dikirim berulang, dan kesalahan metadata yang muncul. Pilih satu perbaikan prosedur untuk edisi berikutnya. Ukur hasilnya memakai catatan internal yang konsisten; jangan membuat klaim kecepatan layanan sebelum memiliki data.
Video pembelajaran: pengelolaan jurnal dengan OJS
Lanjutkan belajar melalui playlist Pengelolaan Jurnal Elektronik dengan Open Journal System pada kanal Widiyanto Widiyanto. Anda dapat memulai dari Overview Materi atau memilih sesi yang terkait dengan alur kerja di atas.
- Sesi 5: Pengguna dan Peran dalam OJS — pendamping pemetaan tanggung jawab tim.
- Sesi 7: Alur Kerja Editorial — pendamping penyusunan lembar kendali proses.
- Sesi 8: Reviewing & Langganan — materi lanjutan dalam rangkaian pengelolaan jurnal.
Tampilan dan letak menu dalam video dapat berbeda dari OJS yang dipasang jurnal Anda. Cocokkan tindakan teknis dengan versi OJS dan kebijakan jurnal; gunakan artikel ini untuk merancang pembagian tugas serta bukti kerja.
Rujukan dan batas panduan
Repositori resmi OJS oleh Public Knowledge Project menjelaskan OJS sebagai perangkat lunak sumber terbuka untuk pengelolaan jurnal ilmiah. Rancangan lembar kendali dan contoh komunikasi di atas merupakan kerangka kerja praktis yang perlu disesuaikan dengan kebijakan jurnal. Letak menu berbeda menurut versi OJS; gunakan dokumentasi versi yang dipasang sebelum mengubah konfigurasi.
Tinggalkan Balasan